SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Definisi Sistem Informasi SDM

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System / HRIS) merupakan sistem yang digunakan dalam mengelola personil yang ada didalam perusahaan.

Fungsi SDM

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Istilah Personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil perusahaan sebagai sumber daya yang berharga. SDM merupakan departemen atau divisi di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Manajer SDM dapat menjabat posisi sebagai wakil presiden direktur atau jabatan direktur. Istilah direktur SDMuntuk menjelaskan seseorang yang bertanggung jawab atas SDM dan seorang direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

Kegiatan Utama SDM

1. Perekrutan dan Penerimaan

Kegiatan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui pemasangan iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll.

Ketika seorang pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.

Model Sistem Informasi SDM

Struktur model yang digunakan terdiri dari:

Subsistem input

(yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).

Dalam model Sistem Informasi SDM, Subsistem Input menyediakan data bagi database. Subsistem Input terdiri dari :

1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

SIA (Sistem Informasi Akuntansi) memberikan data personil yang bersifat keuangan. Jadi, data yang diolah terdiri dari data :

a. Data Personil (bersifat non-keuangan dan lebih permanen, contoh : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).

b. Data Akuntansi (bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : upah per-jam, gaji per-bulan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan).

2.Penelitian SDM

Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti :

a. Penelitian Suksesi (mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia / promosi jabatan).

b.Analisis dan Evaluasi Jabatan (mempelajari setiap jabatan dalam suatu area dan mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan).

c. Penelitian Keluhan (membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan).

3.Intelijen SDM

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti :

a. Pemerintah (peraturan ketenagakerjaan).

b. Pemasok (pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan pegawai baru).

c. Serikat Pekerja (mengatur kontrak kerja antara perusahaan dan serikat pekerja).

d. Masyarakat Global (menyediakan penjelasan sumber daya lokal, seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi, untuk perekrutan skala lokal, nas/inter-ional).

e. Masyarakat Keuangan (untuk perencanaan personil).

f. Pesaing (perpindahan pegawai dari perusahaan lain).

Database (tempat penyimpanan data).

Data yang tersimpan dalam database Sistem Informasi SDM terdiri dari data pegawai (perorangan) dan data non-pegawai (organisasi) yang dapat mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan .

Subsistem output

(yang mengubah data menjadi informasi).

Model Sistem Informasi SDM meliputi 6 subsistem output, antara lain :

1.Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer dilakukan perusahaan adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.

2.Subsistem Perekrutan

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 aplikasi perekrutan, yaitu:

1. Penelusuran Pelamar

2. Pencarian Internal

Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan daripada pencarian internal untuk menemukan calon pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Subsistem Manajemen Angkatan Kerja menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan, yaitu :

a. Aplikasi Penilaian Kinerja

b. Aplikasi Pelatihan

c. Aplikasi Pengendalian Posisi

d. Aplikasi Relokasi

e. Aplikasi Keahlian / Kompetensi

f. Aplikasi Suksesi

g. Aplikasi Pendisiplinan

4.Subsistem Kompensasi

Subsistem Kompensasi merupakan subsistem yang paling banyak dilakukan (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian. Sejumlah aplikasi untuk subsistem ini, yaitu :

a. Aplikasi Peningkatan Penghargaan

b. Aplikasi Gaji

c. Aplikasi Kompensasi Eksekutif

d. Aplikasi Insentif Bonus

e. Aplikasi Kehadiran

5.Subsistem Tunjangan

Subsistem Tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun. Banyak faktor yang menyebabkan subsistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan, antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diterimanya.

6.Subsistem Pelaporan Lingkungan

Subsistem Pelaporan Lingkungan ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan. Hal ini berkaitan dengan catatan dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan / limbah beracun, dan keluhan.

Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab

Agar masing-masing karyawan mengetahui secara pasti apa yang harus dikerjakan, apa yang dituntut oleh perusahaan, agar tujuan perusahaan tercapai, maka sebuah perusahaan harus memiliki panduan yang secara rinci menjelaskan apa yang harus dilakukan sesuai dengan posisi dan dan jabatan karyawan.

Uraian mengenai tugas dan tanggung jawab seorang karyawan dalam sebuah perusahaan disebut job description.

Agar panduan tersebut bersifat tetap dan mengikat setiap karyawan dan dapat digunakan oleh siapa saja pada posisi tertentu, maka job description harus dalam bentuk tertulis sehingga akan menjadi acuan baku perusahaan.

Job description digunakan sebagai panduan dalam proses rekrutmen, promosi/kenaikan pangkat, pertukaran jabatan, panduan kenaikan gaji, dan untuk melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan tertentu.

Hal-Hal Penting dalam Job Description

a. Gambaran umum tentang tugas dan tanggung jawab.

b. Daftar tugas utama yang harus diselesaikan.

c. Pendidikan formal sebagai syarat minimal rekrutmen.

d. Sertifikasi profesi sebagai syarat tambahan.

e. Pengalaman kerja yang diperlukan.