SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Definisi Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif ( Executive Information System )atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Fungsi Manajemen Henry Fayol:

1.Planning(Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.

2.Organizing(Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.

3.Staffing(Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.

4.Directing(Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.

5.Controling(Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Yang diyakini secara luas bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah.

Peran-Peran Manajerial Mintzberg:

1. Peran antar-pribadi( Interpersonal Role )

a. Figurehead(kepala)

b. Leader(pemimpin)

c. Liasion(penghubung)               

2. Peran informasi( Informational Role )

a. Monitor(pemantau)             

b. Disseminator(pewarta)

c. Spokesperson(juru bicara)

3. Peran keputusan( Decisional Role )

a. Enterpreneur(wirausaha)

b. Disturbance handler(pemecah masalah)

c. Resource allocator(pembagi sumber daya)

d. Negotiator(perunding).

Agenda dan Jaringan Kotter

Prof. John Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif akan mampu mengatasi tantangan pekerjaan dengan mengikuti strategi 3 tahap sebagai berikut :

1.Menetapkan agenda

Agenda (tujuan yg harus dicapai perusahaan) jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam 5, 10 atau 20 tahun mendatang.

2.Membuat jaringan

Eksekutif harus mampu membuat hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda yang telah dibuat sebelumnya.

3.Menetapkan lingkungan

Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan mampu bekerja mencapai agenda.

Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1.Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

1.Tugas administrasi (22 %)

2.Panggilan telepon (6%)

3.Pertemuan tidak terjadwal (10%)

4.Pertemuan terjadwal (59%)

5.Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :

“ Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal. “

2.Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian :

1. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikitinformasi langsung dari komputer.

3.Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian :

1.Tujuan Sentral

Eksekutif menggunakan informasi darikomputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

2.Inti Data Bersama

Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaingdan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

3.Metode Penggunaan

Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

4.Organisasi Pendukung

Para eksekutif dibantu oleh :

-Pelatih SIE(anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

-Pengendali SIE(anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, namun penggunaan komputer pada tingkat eksekutif lebih sedikit jika dibandingkan dengan tingkat lain, karena :

1.Struktur masalah yang dihadapi.

2.Umur dan kesempatan.

Model Sistem Informasi Eksekutif

Model Sistem Informasi Eksekutif

1. Dialog antara Eksekutif dengan SIE

Eksekutif memasukkan instruksi ke dalamsistem melalui menu, pilihan menu ditampilkandengan mouse atau touch screen, informasiditampilkan dalam bentuk tabel, grafik ataunarasi.

2. Drill Down

Eksekutif dapat memulai dari gambaransekilas dan kemudian secara bertahapmengambil informasi yang lebih rinci.

Konsep-Konsep Manajemen

1.Critical Success Factors / CSF( Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan)

2.Management by Exception                            

3.Model Mental

Keputusan Penerapan SIE

Banyak perusahaan yang memutuskan untukmenggunakan SIE didalam perusahaan merekasaat ini, hal ini disebabkan karena adanya :

1.Perangkat lunak produktivitas perorangan

2.Perangkat lunak SIE siap pakai

3.Perangkat lunak SIE pesanan

Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan SIE

1.Sponsor eksekutif yang mengerti danberkomitmen

2.Sponsor operasi

3.Staf jasa informasi yang sesuai

4.Teknologi informasi yang sesuai

5.Manajemen data

6.Keterkaitan yang jelas dengan tujuan bisnis

7.Manajemen atas penolakan organisasi

8.Manajemen atas penyebaran dan evolusisistem(dengan menggunakan konsep TrickleDown)

Saran-Saran untuk Memperbaiki SIE

1.Mencatat transaksi informasi yang masuk

2.Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi

3.Memanfaatkan peluang

4.Menyesuaikan sistem pada perorangan

5.Memanfaatkan teknologi