ORGANISASI FILE & AKSES FILE
Secara umum dikatakan
bahwa file merupakan kumpulan sejumlah komponen dengan jumlah tidak tertentu
dan biasanya tersimpan dalam suatu media penyimpanan luar.
Misalnya dalam harddisk
tersimpan nama-nama file seperti file dokumen (*.doc), file spreadsheet
(*.xls), file image (*.jpg), file musik (*.mp3), file film (*.avi).
Dapat juga dikatakan
bahwa file adalah kumpulan dari record, dimana record merupakan kimpulan dari
field.
1. Tipe
dari File
File yang kita kenal
mempunyai beberapa tipe yang berbeda, antara lain :
- File Master
File Referensi
Data yang tetap dimana
pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama.
Data yang terdapat pada
file referensi ini sebagai contoh adalah file Mahasiswa, yang akan diperbaiki
(di-edit) untuk jangka waktu yang lama.
Misalnya jika terjadi
perbaikan pada pengisian data untuk alamat (jika mahasiswa tersebut pindah
alamat rumah) maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang bersangkutan harus
diperbaiki.
File Dinamik
Data yang ada dalam file
berubah tergantung transaksi.
Misalkan saja file Mata
Kuliah yang di dalam nyater dapat informasi tentang seluruh matakuliah yang terdapat
disuatu lembaga pendidikan.
Isi dari file Mata Kuliah
dapat diperbaiki (di-edit) jika kondisi yang ada dimasa depan mengharuskan adanya
pergantian matakuliah dengan nama mata kuliah yang baru dan sks yang juga baru,
maka perbaikan data untuk isi file mata kuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut
dengan penyetaraan matakuliah.
- File Input atau File Transaksi
Berisi data masukan berupa
data transaksi dimana data –data tersebut akan di olah oleh komputer.
Macam file transaksi
yang ada pada lembaga pendidikan adalah file Ujian, file Nilai dan file
Pembayaran.
File transaksi akan
senatiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode waktu tertentu
- File Laporan
Berisi informasi yang
akan ditampilkan.
Biasanya, file ini
berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan.
Isi dari Laporan yang
dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master dan file transaksi,
tetapi tidak semua isi dari file –file tersebut ditampilkan, melainkan hanya
informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan yang diinginkan.
- File Backup atau File Pelindung
Berisi salinan data -
data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu.
File ini berisi kan
salinan (copy) dari suatu file, entah file master maupun file transaksi.
Adapun isi (informasi)
dari file backup ini sama persis dengan file aslinya.
Jika ada yang di
perbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali backup dari
file yang diperbaiki.
- File Kerja atau Temporary File
Berisi data – data
hasil pemrosesan yang bersifat sementara (temporary).
File ini berisi data
yang sifatnya sementara (tidak permanen) dalam arti hanya numpang lewat saja,
tetapi file ini dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari
- File Library atau File Pustaka
Berisi program –
program aplikasi atau utility program.
File ini berisi program
–program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari
pengolahan data.
Misalkan dalam file
Gaji yang mana mempunyai keterhubungan dengan file Pendidikan (untuk mencari
jenjang pendidikan dari seorang karyawan), file Absensi (untuk mengetahui data
kehadiran pegawai) dan file Lembur (untuk mengetahui intensitas kelebihan jam
kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai).
2. Organisasi
& Akses File
Ada beberapa tipe
organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan (sequential),
berurutan di indeks (indexed sequential), acak (random), dan acak di indeks
(indexed random).
- Tujuan Organisasi data
Tujuan organisasi data
di dalam pemrograman terstruktur adalah:
Untuk menyediakan
sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan.
Memudahkan penciptaan
atau pemeliharaan file.
- Pertimbangan Penting Organisasi File
Organisasi file data
harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai
1. Kemudahan dalam
penyimpanan dan pengambilan data.
2. Kecepatan akses data /
efisiensi akses.
3. Efisiensi penggunaan
media penyimpanan (storage device).
- Jenis Penyimpanan File
Terdapat dua jenis alat
penyimpanan data file yang digunakan, yaitu :
1. Piranti Akses Serial
(Sequential Access Storage Device atau SASD).
Contoh peralatan yang
termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik.
Pita magnetik terbuat
dari bahan magnetik yang dilapiskan pada plastik tipis, seperti pita pada pita
kaset.
Pada proses penyimpanan
atau pembacaan data, tape head atau kepala pita harus menyentuh media sehingga
dapat mempercepat pita menjadi aus.
Data pada pita magnetik
direkam/diakses secara berurutan (sequential) dgn menggunakan drive khusus.
Karena
perekaman/peng-akses-an dilakukan secara berurutan, maka untuk mengakses data
yang kebetulan berada di tengah, drive terpaksa harus memutar gulungan pita
hingga head mencapai tempat data tersebut berada.
Hal ini membutuhkan
waktu yg relatif lebih lama.
Ciri-ciri dari piranti
SASD adalah :
Proses pembacaan
rekaman harus berurutan.
1. Tidak ada pengamatan.
2. Data disimpan dalam
blok-blok.
3. Proses write hanya bisa
dilakukan sekali saja.
4. Kecepatan akses datanya,
sangat tergantung pada :
- Kerapatan pita (char/inci).
- Kecepatan pita (inci/detik).
- Lebar celah / gap antar blok.
2. Piranti Akses Direct (
Direct Access Storage Device atau DASD).
Contoh piranti akses
tipe direct adalah cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk
atau floppy disk.
Harddisk memiliki
piringan metal yang dilapisi dgn bahan yg memungkinkan data dapat disimpan
dalam bentuk titik-titik bermagnet.
Data disimpan dalam
kedua permukaan piringan. Piringan-piringan yang menyusun harddsik tersimpan
rapat dalam hard drive, dengan tujuan untuk melindungi dari partikel debu atau
benda kecil lainnya yang dapat mengotori piringan sehingga tidak terjadi
tabrakan antara head dan piringan (yang dapat menimbulkan kerusakan).
1. Piranti DASD mempunyai
ciri sebagai berikut :
2. Pembacaan rekaman tidak
harus urut.
3. Mempunyai alamat.
4. Data dapat disimpan
dalam karakter atau blok.
5. Proses write dapat
dilakukan beberapa kali
Susunan Organisasi File
dalam Media Penyimpanan
Tiga metode susunan
organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim untuk digunakan,
yaitu :
1. Sequential
Metode ini mempunyai
ciri -ciri antara lain :
1. Rekaman disimpan
berdasarkan suatu kunci.
2. Pencarian rekaman
tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya.
Metode ini baik untuk
digunakan apabila pengolahan terhadap basis data bersifat periodik dan
menyeluruh.
2. Random
Dalam metode ini kunci
rekaman ditransformasikan kealamat penyimpanan dalam media fisik secara
acak(random).
Metode ini akan
menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu
kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali.
Permasalahan seperti
ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat
yang ada disampingnya.
3. Indexed Sequential
Metode ini mempunyai
ciri -ciri sebagai berikut :
1. Merupakan gabungan
antara metode sequential dan random.
2. Record disimpan secara
berurutan dengan menggunakan kunci.
3. Masing-masing record
diberi indeks.
4. Pengalamatan dilakukan
secara acak.
5. Perlu penyimpanan
tambahan, yaitu untuk file indeks.
